Fit in den Frühling –
Erfolgreich Ihren Fuhrpark optimieren.

Andreas von Tolkacz Operations FLEETLINK GmbH

By Andreas von Tolkacz

Der gute, alte Frühjahrsputz: Alles auf links drehen, Altlasten beseitigen und sich neu organisieren. Jeder kennt es und man schätzt die befreiende Wirkung einer solchen Aktion. Gilt das auch für Ihren Fuhrpark? Natürlich und damit ist nicht nur die Fahrt in die Waschstraße gemeint. Es lohnt sich regelmäßig den eigenen Fuhrpark zu optimieren und auf diese Weise viele festgefahrene Arbeitsprozesse zu überdenken. Was sind mögliche Kostenfresser? Lässt sich der Fuhrpark deutlich effizienter organisieren? Wenn man seinen Fuhrpark erfolgreich optimieren möchte, ist die Ehrlichkeit zu sich selbst unabdingbar. Was funktioniert für Ihr Unternehmen oder was läuft gar nicht gut und muss dringend angepasst werden? Eine solche Analyse ist immer individuell und wird maßgeblich durch Ihr Geschäftsmodell bestimmt. Dennoch gibt es bestimmte Stellschrauben, die Ihnen das Managen Ihres Fuhrparks in Zukunft erleichtern. FLEETLINK gibt Ihnen nützliche Tipps, wie Sie Ihr Flottenmanagement mal richtig „aufräumen“.

Fuhrpark neu organisieren – Umdenken statt fest stecken

Die Grundlage für den Erfolg ist die Bereitschaft zur Veränderung. Es ist wichtig, Fehler oder Misserfolge zu erkennen und sich von alten Mustern zu verabschieden, wenn diese nicht erfolgsversprechend sind. Wie auch beim klassischen Frühjahrsputz geht es auch hierbei um die Umstrukturierung von Abläufen. Sich neu zu ordnen und so den Fuhrpark zu organisieren gehört zu den regelmäßigen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers. Doch wo fängt man an? Um sich einen guten Überblick zu verschaffen, wenn man beginnt seinen Fuhrpark zu optimieren, ist es sinnvoll über neue Beschaffungsmöglichkeiten nachzudenken. Viele Unternehmen setzen noch immer auf unflexible und zum größten Teil überteuerte Leasingverträge. Viele Kosten sind in der monatlichen Leasingrate nicht enthalten. Bei mehreren Flottenwagen immer den Überblick zu behalten ist äußerst schwierig. So können mögliche Kostenfresser auftreten, die vermeidbar gewesen wären. Daher lohnt es sich über flexible Langzeitmietverträge nachzudenken, wenn es um das Fuhrpark managen geht. Diese erlauben es Ihnen, schnell auf mögliche saisonale Veränderungen zu reagieren und Ihre Flotte entsprechend aufzustellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt auf der To-Do-Liste bei der Optimierung des Fuhrparks ist, sich einen genauen Überblick über die Restlaufzeiten der vorhandenen Fahrzeuge zu verschaffen. Welche Verträge laufen zeitnah ab und müssen gegebenenfalls verlängert werden? Das Szenario plötzlich nicht genügend Flottenfahrzeuge zur Verfügung zu haben, kann zu hohen Umsatzeinbußen führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig schon zu Beginn des Geschäftsjahres einen genauen Plan zu erstellen, in dem saisonale Stoßzeiten erfasst werden. Planen Sie zusätzliche Kapazitäten für Hotspots, wie den Black Friday oder das Weihnachtsgeschäft 2020, schon frühzeitig ein. Die frühzeitige Reservierung von zusätzlichen Fahrzeugen kann zum Vorsprung zu Ihren Konkurrenten führen, denn auch diese sind im Zweifel auf zusätzliche Fahrzeuge angewiesen. Wenn Sie bereits früh darauf vorbereitet sind und Ihren Fuhrpark dahingehend stetig optimieren, sorgen Sie für ein reibungsloses Geschäftsjahr. So entgeht Ihnen kein Auftrag mehr.

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Seien Sie für alles gewappnet – Auf Krisen reagieren, wenn Sie Ihren Fuhrpark optimieren

Das Frühjahr 2020 hat uns gezeigt, dass Ausnahmesituationen schneller auftreten können, als wir denken. Die Corona-Krise hat viele Unternehmen fest im Griff. Doch genau solche Krisen können auch zur Chance werden, wenn man seinen Fuhrpark effizient organisiert. Sie zeigt auch, wie wichtig der digitale Wandel für alle Branchen ist. Viele haben diesen lange vor sich hingeschoben oder sogar komplett verschlafen. Es ist aber noch nicht zu spät, sein Fuhrparkmanagement zukunftsfähig zu machen. Mit einem guten und zuverlässigen Flottenmanagement-System können Sie Ihren Fuhrpark auch aus dem Homeoffice managen und ständig mit Ihren Fahrern verbunden sein. Ein gutes, aber auch nützliches System zeichnet aus, dass Sie jederzeit mit jedem Endgerät, wie Smartphone oder Tablet, die wichtigsten Daten zu Ihren Fahrzeugen griffbereit haben. Welche Schäden liegen vor? Welcher Fahrer war mit welchem Fahrzeug unterwegs? Wie sieht das Tankverhalten Ihrer Fahrer aus? Ein solches System unterstützt Sie dabei, soziale Kontakte auf ein Minimum herunter zu fahren, da alle Arbeitsschritte & -Prozesse, wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle, selbst von Ihren Fahrern über das Smartphone durchgeführt werden können. Das senkt die Ansteckungsgefahr enorm.

Virtuelles Aufräumen – Ohne Ballast Ihren Fuhrpark optimieren

Ähnlich wie auch in den eigenen vier Wänden, sammelt sich auch im Unternehmen im Laufe der Zeit viel Chaos an. Überfüllte E-Mail-Postfächer, in denen schnell etwas untergehen kann, ein voller und nicht sortierter Desktop oder Dateibezeichnungen, die nicht schlüssig sind. Das alles kann die Effizienz Ihrer Fuhrparkplanung beeinträchtigen. Es gilt also: Aufräumen und ausmisten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle wichtigen Dokumente, sortieren Sie diese neu und schmeißen Sie Altlasten in den Müll. Auch hier kann Ihnen ein Flottenmanagementsystem, wie die FLEETLINK-App, helfen. Speichern Sie alle relevanten Dokumente in unserer App ab und haben Sie sie so immer griffbereit in der Hosentasche.

Effizienz bedarf auch klar definierte Verantwortlichkeiten. Das ist bei Fuhrparkmanagement nicht anders. In vielen Unternehmen ist das Managen des Fuhrparks lediglich eine der Aufgaben eines Mitarbeiters, der eigentlich für andere Dinge zuständig ist. Das Ergebnis: Chaos und viele unnötige Kosten. Investieren Sie daher in einen erfahrenen Fuhrparkmanager, der sich mit der Materie auskennt. Er weiß ganz genau, was es bei der Optimierung des Fuhrparks zu beachten gibt. Es lohnt sich einen Verantwortlichen zu definieren, da hier sprichwörtlich zu viele Köche den Brei ordentlich verderben könnten. Es könnte für unnötiges Chaos sorgen und am Ende Ihrem Unternehmen schaden. Er kennt sich im Zweifel auch mit digitalen Managementsystemen aus und behält einen Überblick. Mit dem richtigen System reicht ein Verantwortlicher auch völlig aus, da wie beispielsweise bei FLEETLINK, viele Parameter automatisch erfasst werden.

Wer langfristig seinen Fuhrpark optimieren will, sollte mehr als nur den oberflächlichen Staub abwischen. Scheuen Sie sich nicht ans Eingemachte zu gehen und wirklich alles Bisherige zu hinterfragen. Es kann sich auch für Sie lohnen. Setzen Sie zukünftig auf das digitale Zeitalter. Smarte und intelligente Softwarelösungen wie FLEETLINK sind nicht nur krisenfest, sie erleichtern Ihnen auch maßgeblich das Managen Ihres Fuhrparks. Gerne berät Sie unser Vertrieb, welche individuelle Lösung zu Ihrem Unternehmensmodell passt.

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