Fuhrparkmanagement Aufgaben -
Wie Sie versteckte Verwaltungskosten optimieren können

Daniel Heinz Fleetlink

By Daniel Heinz

Unternehmen sind finanziell auf einen Fuhrpark angewiesen. Seien es Fahrzeuge für den Vertrieb, Transportfahrzeuge oder um schlichtweg Mitarbeiter mobil zu machen: Ohne Firmenfahrzeuge läuft es einfach nicht. Die Fahrzeuge zu koordinieren und alles im Blick zu behalten gehört zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers. Doch gerade eine Fahrzeugflotte kann zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn man nicht den Überblick behält. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihren Fuhrpark erfolgreich optimieren können und so Ihre Fuhrparkkosten senken können.

Termin- & Wartungsmanagement – Fuhrparkmanagement Aufgaben, die nicht vernachlässigt werden sollten

Fahrzeuge müssen regelmäßig in die Werkstatt, gerade dann, wenn sie eine hohe Kilometerlaufleistung aufweisen. Zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagers gehört die Wartungsintervalle sinnvoll zu planen, um einen Flottenausfall zu vermeiden. Gerne passiert es aber, dass sich bei Excel-basierten Systemen kleine, aber gravierende Fehler einschleichen. Ein gutes Beispiel dafür ist der jährliche Reifenwechsel. Stellen Sie sich vor, Sie bringen ein Fahrzeug Ihrer Flotte zur Werkstatt, um Winterreifen aufziehen zu lassen. Dabei wird aber festgestellt, dass diese im Frühjahr gar nicht ausgetauscht wurden und somit immer noch montiert sind. Es wurde einfach versäumt einen Termin für dieses Fahrzeug zu vereinbaren. Solche Kleinigkeiten kosten Sie gleich an mehreren Stellen bares Geld: Zum einen der unnötige Verschleiß der Winterreifen und zum anderen der Ausfall des Fahrzeugs. Gleichzeitig sind falsch bereifte Fahrzeuge ein enormes Sicherheitsrisiko. Um Ihre Fuhrparkkosten zu senken, müssen Sie aber gerade solche Kleinigkeiten nachhaltig und sorgfältig monitoren.

Ein weiteres, sehr häufig auftretendes Problem ist das Erfassen von regelmäßigen Statusupdates zu den Fahrzeugen. Kennen Sie als Fuhrparkmanager den Zustand aller Fahrzeuge , für welche Sie verantwortlich sind? Werden die Fahrzeuge gepflegt oder liegen sogar Schäden vor, die die Verkehrssicherheit beeinträchtigen können? Und viele werden sich wohl eingestehen müssen, dass dem nicht so ist. Das ist auch kein Problem, wenn man sich die Unterstützung nimmt, die man für seine täglichen Fuhrparkmanagement-Aufgaben benötigt. Ein monatlicher Car-Check hilft Ihnen dabei, die volle Kontrolle über Ihre Flotte zu behalten und die Fuhrparkkosten langfristig zu senken. Aber er bietet auch noch einen weiteren Vorteil. Bei regelmäßigen Intervallen werden nicht nur entstandene Schäden schnell entdeckt, sondern können verlässlich bestimmten Fahrern zugewiesen werden. Das schont Ihr Unternehmenskonto und zusätzlich Ihre Nerven.

Verwaltung, Rechnungen & Fahrtenkoordination – Fuhrparkmanagement-Aufgaben mit viel Sparpotential

Die Verwaltung eines Fuhrparks kann viel Zeit und somit Geld in Anspruch nehmen. Umso ärgerlicher ist es, wenn durch Verwaltungsfehler nochmals zusätzliche Kosten entstehen. Wenn Fahrzeugrechnungen nicht pünktlich bezahlt werden oder nötige Vertragsanpassungen versäumt werden, büßt man dies häufig mit zusätzlichem finanziellem Aufwand. Das sind jedoch Fuhrparkkosten, die gesenkt werden könnten, wenn man ein zuverlässiges Erfassungssystem nutzt. Auch Führerscheinkontrollen und Fahrzeugrückgaben könnten darüber gesteuert werden, um den eigenen Fuhrpark zu optimieren.

Das gleiche gilt für die genaue Planung aller Fahrten. Doppelfahrten, Leerfahrten oder eine ineffiziente Routenplanung: All das ist der Tod für Unternehmen. Jeder unnötig gefahrene Kilometer kostet Ihren Betrieb Geld. Als Fuhrparkmanager gehört es zu Ihren Aufgaben, jede Fahrt sorgfältig zu planen. Doch gerade daran scheitern selbst erfahrene Flottenmanager häufig. Woran liegt das? Häufig stehen Ihnen nur veraltete und alles andere als digitale Planungs- & Erfassungstools zur Verfügung. Aber gerade im modernen Fuhrparkmanagement sind diese digitalen Hilfsmittel nicht mehr wegzudenken. Wenn Sie also Ihre Fuhrparkkosten senken möchten, müssen Sie zuerst eine Investition wagen. Dabei müssen gute Systeme gar nicht teuer sein. Informieren Sie sich, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Ein weiteres Problem sind die vom Fahrer verursachten Kostenfallen. Ganz oben stehen dabei die Tankkosten. Viele Fahrer neigen zu Bequemlichkeit und tanken an der erstbesten Tankstelle, ohne dabei den Spritpreis zu vergleichen. Für ein Fahrzeug mag 1 Cent Preisunterschied pro Liter gar nicht so sehr ins Gewicht fallen. Bei einer ganzen Fahrzeugflotte können sich diese Centbeträge im Laufe des Monats zu einer stolzen Summe entwickeln. Ähnlich verhält es sich mit Tankbetrug. Ab und zu das eigene Auto auf Firmenkosten auftanken – wird schon nicht so schlimm sein. Doch gerade das kann gerade kleine bis mittelständische Unternehmen schnell in eine finanzielle Schieflage bringen. Um einen Fuhrpark zu optimieren sollte man solchen Kostenfallen vorbeugen. Helfen können dabei digitale Lösungen, wie eine intelligente Tankstellenortung oder eine zuverlässige Fahrzeugortung. Aber auch schon Kleinigkeiten, wie das Abfragen des Tankfüllstands können helfen, Betrug entgegenzuwirken.

Wie sich Ihre Aufgaben als Fuhrparkmanager verändern

Gerade bei Leasing-Fahrzeugen können die monatlichen Fixkosten schnell undurchsichtig werden. Diese hängen immer stark vom monatlichen Fahrverhalten ab und werden von Faktoren beeinflusst, auf die Sie keinen Einfluss haben. Umso wichtiger ist es also auf ein professionelles Fuhrparkmanagement-System zu setzen. Es unterstützt Sie als Fuhrparkmanager Ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Gleichzeitig kann es Ihnen dabei helfen die Fuhrparkkosten langfristig zu senken. So ist mit einem digitalen Fuhrparkmanagement-System eine Kostenersparnis von bis zu 250€* im Monat drin. Diese unnötigen Verwaltungskosten für Schadenregulierungen, Bearbeitungen oder Werkstatttermine können auch für Ihr Unternehmen bald zur Vergangenheit gehören.

Wir von FLEETLINK bieten Ihnen genau diese digitale Lösung für Ihre Fuhrpark Optimierung. Gerne beraten wir Sie und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie Ihre Flotte ins digitale Zeitalter holen.

(*Durchschnittliche Ersparnis, Beispielrechnung auf Basis eines Skoda Octavia Combi DSG, Fahrzeugwert netto 28.949,58 €, Businessausstattung, 36 Monate Vertragslaufzeit, Fahrleistung 4000 km/Monat)

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