Zeitmanagement im Unternehmen -
Die besten Tipps für Ihr Kerngeschäft
By Sven Dreger
Zeit ist Geld – Ein altbekannter Standardspruch, der vielen bekannt ist. Doch was wie eine Floskel klingt, birgt doch viel Wahrheit in sich. Gerade Unternehmen wissen, wie wichtig das rare Gut „Zeit“ ist und wie wenig im Tagesgeschäft davon vorhanden ist. Vieles wird aufgeschoben oder vergessen, da die Priorität unterschätzt wird. Am Ende sorgen aber oftmals genau diese aufgeschobenen Aufgaben dafür, dass Unternehmen kostbare Zeit verlieren. Das macht gutes Zeitmanagement im Unternehmen so wichtig. FLEETLINK zeigt Ihnen, wie Sie mit einfachen, aber doch wichtigen Alltagshelfern das Tagesgeschäft optimieren. So bleibt zukünftig nichts mehr auf der Strecke.
Prozessoptimierung im Unternehmen – Machen Sie sich das Digitalzeitalter zu Nutze
Effizienz ist der Schlüssel, um gutes Zeitmanagement im Unternehmen durchzusetzen. Dazu gehört auch, dass man sich digitale Hilfsmittel zu Nutze macht. Gerade analoge Arbeitsprozesse, wie die Verwaltung durch Excel oder Block und Stift, sind Zeitfresser. Diese gilt es zu eliminieren, wenn es an die Prozessoptimierung in einem Unternehmen geht. Auch die Kommunikation ist häufig ein entscheidender Faktor, wenn es um Zeitverlust geht. Man ist heutzutage ständig erreichbar. Die Zeiten der Telefonzelle sind schon lange vorbei. Dennoch haben Unternehmen immer noch Schwierigkeiten damit, effizient zu kommunizieren. Doch gerade durch den zuverlässigen Informationsfluss, können Aufgaben und Ereignisse besser koordiniert werden.
Doch was tun, wenn man als Unternehmen den Mangel an gutem Zeitmanagement feststellt? Viele Mitarbeiter suchen nach festen Strukturen. Diese Leitfäden sorgen für Kontinuität und erleichtern die tägliche Arbeit. Wenn man also die Prozessoptimierung in einem Unternehmen vorantreiben möchte, sollte man erst an den grundlegenden Strukturen schrauben. Welche Arbeitsprozesse sind noch nicht strukturiert oder welche können gegebenenfalls optimiert werden? Achten Sie bei solchen Maßnahmen darauf, dass das Management und die ausführende Ebene eng zusammenarbeiten, um realistische Prozesse zu entwickeln. Gerade Ihre Angestellten sind jeden Tag nah am Geschehen und wissen, worauf es im Arbeitsalltag ankommt. Machen Sie sich dieses Wissen zu Nutze.
Ein weiterer grundlegender Faktor ist die Grundeinstellung im Unternehmen selbst. Der Gedanke „Ich habe keine Zeit“ übt oftmals unnötigen Druck auf Ihre Mitarbeiter aus. Das Ergebnis: Viele Aufgaben laufen Gefahr einfach im Stress unterzugehen. Um ein gutes Zeitmanagement im Unternehmen zu realisieren, muss auch das Mindset stimmen. Nehmen Sie aktiv Druck raus, indem Sie Ihren Mitarbeitern das richtige Handwerkszeug an die Hand geben, sich und ihren Arbeitsalltag zeiteffizient zu organisieren. FLEETLINK gibt besonders Unternehmen, die auf einen Fuhrpark angewiesen sind, genau dieses Handwerkszeug. Wir ermöglichen es Ihnen, sich mehr Zeit im Tagesgeschäft zu verschaffen.
So klappt`s mit dem Zeitmanagement im Unternehmen
Es gibt auf dem Markt viele Software-Lösungen, die Ihnen das Fuhrparkmanagement erleichtern können. Doch ein System und die dazugehörigen Flottenfahrzeuge aus einer Hand? Das bietet Ihnen nur FLEETLINK. Das Praktische an unserer Fuhrparksoftware: Als App passt Ihr Fuhrpark in Ihre Hosentasche und er ist immer mit dabei. Auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen haben von überall Zugriff darauf. Das erleichtert den Informationstransfer und unterstützt Sie maßgeblich beim Zeitmanagement im Unternehmen. Innerhalb unserer App können Sie auf verschiedene und nützliche Funktionen zurückgreifen. So werden alle Mietfahrzeuge von FLEETLINK mit einem Telematik-System versehen. Sie können schnell und zu jeder Zeit alle Standorte Ihrer Flottenfahrzeuge abrufen. Das spart wichtige Zeit, die Sie nicht mit lästigen Suchen verbringen müssen. Gleichzeitig können Sie durch unsere Fahrzeug- & Fahrerverwaltung genau nachvollziehen, welches Fahrzeug von welchem Mitarbeiter gefahren wurde. So gehören analoge Fahrtenbücher der Vergangenheit an. Vor dem Beginn der Fahrt trägt Ihr Mitarbeiter sich einfach über die App ein und führt eine kurze Führerscheinkontrolle durch. Das spart auch für ihn wichtige Arbeitszeit und Arbeitsprozesse können so optimiert werden.
Zusätzlich sollte monatlich unser FLEETLINK Car-Check durchgeführt werden. Hierbei wird der Zustand Ihrer Flottenfahrzeuge in unserer App erfasst und alles Wichtige gespeichert. Der regelmäßige Zustandsbericht sollte nicht unterschätzt werden. Gerade für das Zeitmanagement im Unternehmen ist es wichtig, frühzeitig auf eventuelle Probleme aufmerksam gemacht zu werden und deren Behebung mit genug Vorlaufzeit einzuplanen. So verhält es sich auch bei einer Fahrzeugflotte. Mögliche Schäden oder notwendige Reparaturen können so eingeplant werden, dass mit so wenig Zeitverlust zu rechnen ist, wie möglich.
Ärgerlich kann es auch werden, wenn eines der Flottenfahrzeuge gestohlen wird. Fuhrparkmanager kennen dies leider viel zu gut. Ehe der Diebstahl auffällt, sind Dieb und Wagen längst über alle Berge und man bleibt als Unternehmen auf den Kosten sitzen. Hinzu kommen noch zeitraubende Verlusterklärungen und der Streit mit Versicherung und Co., wer nun für den Verlust aufkommen muss. Unsere praktische Fahrzeugortung durch Telematik hilft Ihnen nicht nur dabei, alle Fahrzeuge zu Orten und so auch wiederzufinden. Mit der FLEETLINK Fernabschaltung können Sie Dieben schnell und einfach mit nur einem Klick die Tour im wahrsten Sinne des Wortes vermiesen und das Fahrzeug unbrauchbar machen.
Mit der richtigen Verwaltung Prozesse im Unternehmen langfristig optimieren
Was aber tun, wenn doch mal ein Schaden vorliegt? Nicht nur kostet Sie die Dauer der Reparatur Zeit. Gerade der bürokratische Aufwand und das Hin und Her mit Versicherungen ist ein ordentlicher Zeitfresser. Geht das nicht zeiteffizienter? FLEETLINK sagt dazu ganz klar ja. Durch die lückenlose Dokumentation aller Fahrten und Fahrer, ist die Suche nach dem Verursacher binnen kürzester Zeit erledigt. Unser Schadensmanagement erlaubt es Ihnen alle Schäden, seien es Haftpflicht-, Kasko- oder technische Schäden, reibungslos abzuwickeln. Da die Versicherung bereits in der monatlichen Miete für Ihre FLEETLINK Flottenfahrzeuge enthalten ist, können alle Schäden schnell und unkompliziert geregelt werden. Um Ihnen noch mehr unnötige Zeitverluste durch Unfälle und Reparaturen zu ersparen, geben wir Ihnen als FLEETLINK-Kunde die Mobilitätsgarantie. Das bedeutet für Ihr Unternehmen konkret: Sie erhalten einen Ersatzwagen für die Dauer der Reparatur.
Neben dem zuverlässigen Schadensmanagement ist die genaue Terminplanung ein wichtiger Faktor für gutes Zeitmanagement im Unternehmen. Inspektionen, Reifenwechsel oder andere Werkstatttermine wollen sorgfältig und mit genug Vorlaufzeit geplant werden. Schließlich wirkt sich schon der Ausfall eines Fahrzeugs auf Ihre ganze Flottenplanung aus. Mit unserem Termin-Manager verwalten und planen Sie direkt in der FLEETLINK App alle anfallenden Termine. Als Unterstützung erhalten Sie Erinnerungen und Prognosen, wann Werkstattbesuche notwendig sind. So verpassen Sie keinen Werkstatttermin mehr und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.
Mit unserer Fuhrparkmanagement-Software behalten Sie aber nicht nur die Fahrzeuge selbst im Blick. Wie schon erwähnt sind gerade bürokratische Arbeitsschritte sehr zeitaufwendig. So verhält es sich auch mit Vertragsmodalitäten. Gerade wenn die Auslastung Ihrer Flotte sehr stark saisonal abhängig ist, würde es wirtschaftlich keinen Sinn machen, eine volle Flotte zu bezahlen, aber nur eine halbe tatsächlich zu nutzen. FLEETLINK ermöglicht es Ihnen und Ihrem Unternehmen, Mietverträge auch während der Laufzeit anzupassen. So können Laufzeiten verändert werden oder aber auch die Laufleitung je nach Bedarf erhöht oder gesenkt werden. Unsere digitale Vertragsüberwachung macht es möglich. Auch hier zählt Effizienz: Es geht schnell, Alles ist auf einem Blick verfügbar und mit einem Klick an uns übermittelt. So sieht modernes Zeitmanagement im Unternehmen aus.
Wenn es dann doch irgendwann soweit sein sollte und Ihr Vertrag läuft aus, können Sie via App über die weiteren Schritte entscheiden. Wollen Sie doch die Laufzeit verlängern? Sie möchten Ihre Kaufoption nutzen oder den Wagen zurückgeben und dafür einen neuen erhalten? Die Abwicklung könnte dabei nicht einfacher sein. Per App teilen Sie uns mit, wie es mit Ihrer Flotte weitergehen soll. Auch hier wieder ohne bürokratische Aufwände und voll und ganz papierlos.
Unsere App ist neben Deutsch in 5 zusätzlichen Sprachen vorhanden: Bulgarisch, Rumänisch, Polnisch, Türkisch und Englisch. Das erleichtert Ihnen zusätzlich die internationale Zusammenarbeit. Zeitintensive Übersetzungen sind nicht mehr notwendig. Die
